Privacy statement

Aegon PPI

Heeft u een pensioenregeling bij Aegon PPI? Bekijk dan hieronder uw privacy statement

1. Het privacystatement van Aegon

In dit privacystatement kunt u lezen welke persoonsgegevens Aegon van u verwerkt en waarom Aegon dit doet. 

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zeggen iets over u, denk aan uw naam en geboortedatum maar ook aan uw Burgerservicenummer of het IP adres van uw computer.

Aegon respecteert uw privacy en doet er alles aan om uw persoonsgegevens te beschermen. We vinden het belangrijk dat onze dienstverlening transparant, persoonlijk en betrouwbaar is. We zijn dan ook voortdurend op zoek naar manieren om onze dienstverlening te verbeteren en deze zoveel mogelijk af te stemmen op uw persoonlijke wensen en behoeften. Daarbij verwerken we uw persoonsgegevens zorgvuldig en veilig. Bij nieuwe verwerkingen of bij belangrijke aanpassingen in de verwerkingen zullen we de effecten hiervan voor de bescherming van uw gegevens beoordelen, waarbij we de risico’s voor uw rechten en vrijheden meewegen. Bovendien verwerken we uw persoonsgegevens alleen in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Gedragscode Verwerking Persoonsgegevens Financiële Instellingen.

De verwerkingen van persoonsgegevens zijn opgenomen in ons verwerkingsregister. De functionaris gegevensbescherming (hierna: “FG”) ziet erop toe dat de verwerking binnen Aegon in overeenstemming is met de wet.

Het privacystatement van Aegon kan wijzigen als nieuwe ontwikkelingen daartoe aanleiding geven. Het meest actuele privacystatement vindt u altijd op onze website. Dit privacystatement is op 31 mei 2018 het laatst gewijzigd. Als wij uw persoonsgegevens voor een nieuw doel gebruiken, zullen wij het privacystatement aanpassen en u daarvan tijdig op de hoogte stellen voordat we met de verwerking beginnen.

2. Wanneer is dit privacystatement van toepassing?

Dit privacystatement is van toepassing op alle persoonsgegevens die Aegon van u verzamelt en verwerkt. Persoonsgegevens worden door ons verwerkt om uw producten (of door uw werkgever voor u aangeschafte producten) te administreren en diensten te leveren. Maar ook als u onze websites bezoekt, onze apps gebruikt, u nieuwsbrieven ontvangt of als u onze klantenservice belt.

3. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?

Binnen de Aegon groep is Aegon Nederland N.V., gevestigd te Den Haag aan het Aegonplein 50 (2591 TV) (hierna te noemen: “Aegon”) aangewezen als de verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens voor de dochterbedrijven die werken onder de naam Aegon, Optas en Aegon Bank N.V., handelend onder de naam Knab. In sommige gevallen delen we uw gegevens met derden.

Andere verantwoordelijken:

Indien er voor u via uw werkgever of via een intermediair producten bij ons zijn afgesloten, verwerken ook zij uw persoonsgegevens. Zij zijn in dat geval zelf verantwoordelijke. U kunt bij hen informatie verkrijgen over de gegevensverwerking die zij verrichten.

4. Uitleg en opbouw van dit privacystatement

In dit privacystatement beschrijven we per dienst welke persoonsgegevens Aegon van u verwerkt en voor welke doeleinden we dat doen. Ook leggen we in dit privacystatement uit wat deze verwerkingen precies inhouden.

Wettelijke grondslag en doelstelling

Wij baseren iedere verwerking op een van de wettelijke grondslagen. In dit privacystatement worden de wettelijke grondslagen nader uitgewerkt. 

Wettelijke grondslag Doelstelling
Uitvoeren van de overeenkomst
  • Het aangaan en uitvoeren van een overeenkomst.
Het aangaan en uitvoeren van een overeenkomst.
  • Voldoen aan wettelijke verplichtingen.
Gerechtvaardigd belang
  • Voor het leveren van online diensten
  • Relatiemanagement & contact
  • Product- en diensten ontwikkeling en verbetering
  • Marketing voor complementaire producten
  • Veiligheid en beveiliging
  • Om fraude, misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen
  • Statistische en wetenschappelijke doeleinden
Toestemming
  • Voor sommige diensten dient u zich apart aan te melden. In dat geval moet u soms ook apart uw expliciete toestemming geven voor de verwerking van uw persoonsgegevens. 
5. Welke gegevens verwerken wij en waarom?

5.1 Uitvoeren van de overeenkomst en wettelijke verplichting

5.1.1 Om de aanvraag van uw werkgever voor het onderbrengen van een product bij Aegon (zoals een pensioenregeling of een verzuimverzekering) te beoordelen, het doen van een voorstel tot de uitvoering van het product.

Wat houdt dit doel in? 
Uw werkgever kan rechtstreeks of via een intermediair een overeenkomst afsluiten voor het onderbrengen van een product bij Aegon. Wanneer wij een aanvraag van uw werkgever ontvangen, verwerken wij uw gegevens voor het doen van een voorstel aan uw werkgever of om het product of dienst te kunnen afsluiten en administreren. 
Na ontvangst van de aanvraag van uw werkgever, zullen we deze aanvraag beoordelen. We doen dit op basis van de gegevens die via uw intermediair of uw werkgever, aan ons zijn verstrekt. 
In verband met een verantwoord acceptatie-, risico- en fraudebeleid raadplegen wij wereldwijde risico- en sanctielijsten en kunnen wij uw persoonsgegevens vastleggen in deze registers.

Welke gegevens verwerken wij hiervoor? 
Als u pensioen opbouwt bij Aegon, verwerken wij gegevens zoals uw NAW-gegevens, geboortedatum, geslacht, e-mailadres, telefoonnummer, Burgerservicenummer, beleggingsgegevens, informatie over gezinssamenstelling, financiële positie, kennis, ervaring, doelstellingen en risicobereidheid. Als u pensioen van Aegon ontvangt hebben wij aanvullende persoonsgegevens nodig zoals IBAN. Indien nodig, verwerken wij uw strafrechtelijke gegevens en gezondheidsgegevens.

5.1.2 Het afsluiten, administreren en uitvoeren van uw overeenkomsten met ons

Als uw werkgever een product  bij ons wil onderbrengen, rechtstreeks of via uw intermediair, verwerken we uw persoonsgegevens. Omdat de producten die Aegon levert sterk door wet- en regelgeving zijn gereguleerd, brengt dat met zich mee dat persoonsgegevens die Aegon verzamelt en verwerkt voor het uitvoeren van de overeenkomst ook worden gebruikt voor het voldoen aan de wettelijke verplichting, zoals de informatieverplichtingen op grond van de Pensioenwet en/of andere relevante wet- en regelgeving.

5.1.3 Om contact met u te onderhouden, uw vragen en klachten te kunnen beantwoorden 

Wij willen u graag een goede service bieden. Hierbij hoort ook dat we u snel te woord kunnen staan via verschillende kanalen. Zo kunnen we snel reageren als u contact met ons zoekt en kunnen we vragen of klachten in behandeling nemen.

Wat houdt dit doel in? 
U kunt ons via verschillende kanalen (zoals via de website, per e-mail of telefoon) benaderen met vragen of klachten. Als u contact met ons opneemt zullen wij uw persoonsgegevens verwerken om uw vraag te beantwoorden.

Welke gegevens verwerken wij hiervoor? 
Voor dit doel verwerken wij uw naam, contactgegevens, uw correspondentie met Aegon over uw vraag en alle overige persoonsgegevens die u aan ons verstrekt en die nodig zijn om uw vraag te beantwoorden. 

Telefoongesprekken worden opgenomen
Wanneer u contact opneemt met Aegon kunnen we het telefoongesprek opnemen. Aegon neemt telefoongesprekken op voor trainings- en coachingsdoeleinden, ter verificatie van en onderzoek naar opdrachten en transacties, voor fraudebestrijding en integriteitsbewaking binnen financiële instellingen, onderzoeksdoeleinden in algemeen en om te kunnen voldoen aan wettelijke verplichtingen. Bij een geschil over de inhoud van opgenomen telefoongesprekken hebt u het recht, binnen de geldende bewaartermijnen, om het opgenomen telefoongesprek te beluisteren of daarvan een transcriptie te ontvangen.

5.1.4 Functionaliteiten Mijn omgeving

Wat houdt dit doel in? 
Als u klant bent kunt u gebruik maken van uw Mijn omgeving. Afhankelijk van de Mijn omgeving kunt u inloggen via DigiD (bijvoorbeeld voor Pensioenen), in andere gevallen kunt u hiervoor op de website toegang aanvragen. Dan kunt u een gebruikersnaam en wachtwoord aanmaken. Vervolgens krijgt u een activatiecode per e-mail of per post toegestuurd. Met deze activatiecode kunt u uw account van de Mijn omgeving activeren, u hebt dan direct toegang tot uw Mijn omgeving.

Als u inlogt op uw Mijn omgeving account, heeft u op één plek een overzicht van alle producten en diensten die u (of door uw werkgever voor u aangeschafte producten) bij Aegon hebt afgesloten. Afhankelijk van de Mijn omgeving kunt u hier ook gegevens beheren en bijvoorbeeld wijzigingen in uw verzekeringen doorvoeren en andere zaken regelen, zoals het verrichten van betalingen en het doorgeven van schade. U kunt inloggen op uw Mijn omgeving via de website en in geval van Mijn Aegon via de Aegon App.

Inloggen middels social media account voor Mijn Aegon
Wanneer u toegang aanvraagt specifiek tot uw Mijn Aegon account kunt u ervoor kiezen uw social media accounts (Facebook, Google of LinkedIn) te koppelen aan uw Mijn Aegon account. Als u dit doet, kunt u ook via social media inloggen op uw Mijn Aegon account. U hebt dan niet uw Mijn Aegon gebruikersnaam of wachtwoord nodig om in te loggen. We verwerken uw gegevens in dit kader alleen zodat u kan inloggen op uw Mijn Aegon account. Wanneer u het social media platform voor andere zaken gebruikt, verwijzen we u voor informatie over deze verwerkingen naar het privacybeleid van het betreffende social media platform. 

Welke gegevens verwerken wij hiervoor? 
Voor dit doel verwerken we uw inloggegevens van uw Mijn Aegon account (uw inlognaam en wachtwoord of social media-ID en persoonlijke pincode), de specificaties van de producten en diensten die u bij Aegon heeft afgenomen, eventuele wijzigingen die u in uw gegevens doorvoert en andere gegevens die u ons in dit verband verstrekt. Als u inlogt via uw social-ID dan ontvangt Aegon ook uw openbare profiel (onder meer ID, naam, username en moment van de laatste update). Wij verwerken en gebruiken deze gegevens verder niet. 

5.1.5 Om u onze website en app functionaliteiten te kunnen aanbieden

Wat houdt dit doel in? 
Wanneer u onze websites bezoekt en of onze apps gebruikt, verwerken wij uw technische gegevens om de functionaliteiten van de websites en of apps te bieden. Met deze gegevens zijn wij in staat om de websites en apps te beheren en te verbeteren. Zo kunnen wij bijvoorbeeld technische storingen oplossen of de beschikbaarheid verbeteren. Om te zorgen dat u informatie op onze websites snel en eenvoudig kunt vinden, gebruiken we ook cookies.

Welke gegevens verwerken wij hiervoor? 
Voor dit doel verwerken wij technische gegevens zoals het lP-adres van uw apparaat, de bezochte web- en of app-pagina's, klik- en surfgedrag, de internetbrowser waarmee u surft, vorige/volgende bezochte sites en de duur van een bezoek of sessie.

5.2 Gerechtvaardigd belang

5.2.1  Communicatie via social media

Aegon is actief op social media platforms zoals Facebook, Twitter, LinkedIn, YouTube, Instagram, Whatsapp en Pinterest. Als u via social media contact opneemt met Aegon, verwerken we uw gegevens voor de volgende doelen:

5.2.1.1 Om vragen die u via social media stelt te kunnen beantwoorden
U kunt op verschillende manieren met ons in gesprek gaan om informatie te verkrijgen of om vragen te stellen over uw persoonlijke situatie. Als u Aegon benadert via onze social media-pagina’s kan Aegon de gegevens die u aan ons verstrekt verwerken. Denk hierbij aan uw (gebruikers)naam (social-ID), adres, e-mailadres, geslacht en bijvoorbeeld de gegevens die u in uw vraag aan ons met ons deelt. 

Om te kunnen reageren op uw berichten vragen we u uw persoonsgegevens in een besloten bericht (Direct Message of e-mail) met ons te delen. Op deze wijze controleren wij of wij met de juiste persoon in gesprek zijn en dragen wij zorg voor de veiligheid van uw gegevens. Wij vragen u via de social media alleen die persoonsgegevens met ons te delen die nodig zijn om opvolging te geven aan de gestelde vraag. Als u gevoelige gegevens of contractgegevens aan ons vraagt, zullen wij u e-mailen of telefonisch benaderen. Wij wijzen u erop dat er veiligere methodes zijn om met Aegon te communiceren, bijvoorbeeld telefonisch.

Lees meer over welke gegevens wij van u verwerken als u contact met ons opneemt met een vraag of klacht.

5.2.1.2 Online conversaties over Aegon
Het gebeurt wel eens dat er over Aegon wordt gesproken in de social media. Wij zijn erg geïnteresseerd in uw mening over Aegon. Op deze manier kunnen wij u in de toekomst beter van dienst zijn. Als wij op social media of andere openbare bronnen lezen dat u een vraag hebt, dan gaan wij graag met u in gesprek. 

5.2.2  Uw keuze: Gepersonaliseerde informatie en aanbiedingen op website

5.2.2.1 Gepersonaliseerde informatie en aanbiedingen op de website
Wanneer u bij het bezoek aan de website ervoor kiest cookies en soort gelijke technieken (verder “cookies”) te laten plaatsen, verwerken wij uw gegevens om u voor u relevante informatie en advertenties te laten zien die aansluiten bij uw interesses en voorkeuren. 

Wat houdt dit doel in? 
Wij willen zo relevant mogelijk voor u zijn en proberen de website aan te passen aan uw voorkeuren. Dit kunnen wij doen door aan het begin van het bezoek aan de website cookies te plaatsen als u hiervoor uw toestemming hebt gegeven. Wij verzamelen dan via cookies gegevens over bijvoorbeeld de wijze waarop u de website gebruikt, naar welke inhoud u kijkt en gegevens die u achterlaat op onze website. Vanaf het moment dat u heeft ingelogd in de Mijn omgeving combineren wij de reeds verzamelde gegevens via de cookies met de gegevens die van u bekend zijn in Mijn omgeving als u klant van ons bent. Als u al klant van ons bent en op de website interesse toont in specifieke producten of diensten kunnen wij u telefonisch of per email benaderen voor meer informatie of een relevante aanbieding. Wij analyseren uw gegevens om op onze website en externe websites zoals social media platforms informatie en advertenties af te beelden die beter aansluiten bij uw persoonlijke interesses en voorkeuren. Lees meer hierover in het cookiebeleid. U kunt altijd via cookie-instellingen uw voorkeuren en instellingen wijzigen.

Welke gegevens verwerken wij hiervoor? 
Voor dit doel verwerken wij uw inloggegevens, gegevens die u achterlaat op de website, uw klik- en surfgedrag, IP-adres als ook de gegevens die bekend zijn in uw Mijn omgeving, zoals uw productbezit, uw adres, klantnummer en geboortedatum.

5.2.3  Product- en diensten ontwikkeling en verbetering

Aegon doet op basis van geaggregeerde informatie onderzoek naar trends in het gebruik van haar diensten en producten. Bij het uitvoeren van deze trendanalyses verwerken wij uw gegevens om statistische analyses te kunnen uitvoeren. 

Wat houdt dit doel in?
Aegon voert onderzoek uit naar trends in de markt door middel van statistische analyses. De informatie die wij uit deze analyses halen, gebruiken wij om ons huidige producten- en dienstenportfolio en onze processen te evalueren en deze aan te passen op basis van nieuwe ontwikkelingen. Tenzij u ons hiervoor voorafgaande toestemming heeft gegeven, gebruiken wij deze onderzoeksresultaten niet voor marketing- en verkoopactiviteiten die specifiek op u zijn gericht. De resultaten van deze analyses worden uitsluitend op geaggregeerde basis gerapporteerd. Dit betekent dat de resultaten op geen enkele wijze tot individuele klanten zijn te herleiden. 

Welke gegevens verwerken wij hiervoor? 
Wij verwerken voor dit doel gegevens zoals premies, schadelast, geaggregeerde posities en gelden op bancaire rekeningen alsmede gegevens over uw gebruik van onze producten. Voor dit doel gebruiken wij deze gegevens slechts op geaggregeerde basis.

6. Beveiliging en fraudebestrijding

Aegon heeft adequate maatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Daarnaast verwerkt Aegon uw gegevens om fraude te bestrijden. In verband hiermee verwerken wij uw gegevens voor de volgende doelen: 

 6.1 Beveiliging en integriteit

Aegon gaat zorgvuldig om met uw gegevens. Aegon heeft adequate technische en organisatorische maatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Denk hierbij aan informatiebeveiligingsbeleid, training van onze medewerkers, beveiligde servers en fysieke beveiliging van ruimtes waar gegevens zijn opgeslagen. 

Wij adviseren u ook zorgvuldig en vertrouwelijk met uw gegevens om te gaan en uw inloggegevens, uw persoonsgegevens, rekeningnummers en polisnummers niet publiekelijk te delen.

Bij gebruik van social media
Wij vragen u via de social media alleen die persoonsgegevens met ons te delen die nodig zijn om opvolging te geven aan de gestelde vraag. Openbaar gedeelde persoonsgegevens op de social mediapagina’s van Aegon verwijderen wij voor zover mogelijk vanwege uw privacy en veiligheid.

6.2 Om fraude, misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen 

Wat houdt dit doel in?                                                                                                                        
We verwerken uw gegevens in dit verband voor fraudebestrijding en integriteitsbewaking binnen de financiële sector, zowel in het belang van onze klanten, onze medewerkers, onze organisatie als voor andere financiële instellingen buiten onze organisatie.
In het kader van de opsporing van fraude, misbruik en oneigenlijk gebruik houden wij ons bij het verwerken van uw gegevens ook aan het Protocol Verzekeraars en Criminaliteit van het Verbond van Verzekeraars en het Protocol Incidentenwaarschuwingssysteem Financiële Instellingen.

Welke gegevens verwerken wij hiervoor? 
Wij verwerken gegevens zoals uw contactgegevens en gegevens met betrekking tot vermeende onrechtmatige of strafbare gedragingen.

7. Verstrekking van uw gegevens aan derden

Aegon verstrekt bij de uitvoering van haar dienstverlening en andere bedrijfsactiviteiten persoonsgegevens aan derden.  

De overheid
Aegon deelt vanuit een wettelijke verplichting persoonsgegevens met overheidsorganisaties. Deze organisaties hebben uw persoonsgegevens nodig voor hun taken. Bijvoorbeeld voor uw belastingaangifte en om witwassen of terrorisme te bestrijden. Veel van deze taken zijn vastgelegd in aparte wetten zoals de ‘Wet ter voorkoming van witwassen en financieren terrorisme (Wwft).

Uitsluitend indien Aegon hiertoe wettelijk is verplicht, worden persoonsgegevens verstrekt aan fiscale autoriteiten en opsporingsinstanties, zoals politie en justitie.

Toezichthouders
Toezichthouders, zoals De Nederlandse Bank, de Autoriteit Financiële Markten, de Autoriteit Persoonsgegevens of de Autoriteit Consument en Markt mogen speciale onderzoeken doen bij financiële instellingen. Daartoe kunnen zij persoonsgegevens opvragen als zij informatie nodig hebben over bepaalde klanten of groepen van klanten.

Zakelijke dienstverleners
Aegon kan uw gegevens verstrekken aan zakelijke dienstverleners, zoals notarissen, herverzekeraars, in- en externe verzekeraars en financiers. Wanneer u daartoe verzoekt zullen wij uw persoonsgegevens ook delen met uw advocaat en zaakwaarnemer.

Voor zover deze derden bij het uitvoeren van de betreffende diensten en bedrijfsactiviteiten uw gegevens verwerken, treft Aegon de vereiste contractuele, technische en organisatorische maatregelen om te verzekeren dat uw gegevens uitsluitend worden verwerkt voor zover dit in dit kader noodzakelijk is. In ieder geval zullen deze derde partijen uw gegevens alleen verwerken in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving. 

Uw gegevens kunnen ook worden doorgegeven naar ontvangers in landen buiten de Europese Economische Ruimte (Europese Unie plus Liechtenstein, Noorwegen en IJsland). Wij geven uw gegevens door bij schadegeval in het buitenland, zodat u geholpen kunt worden. Aegon zal in dergelijke gevallen passende maatregelen nemen die redelijkerwijs nodig zijn om te waarborgen dat uw gegevens adequaat worden beschermd. 

Voor kantoorautomatisering worden er gegevens uitgewisseld met een leverancier in India. Voor de gegevensuitwisseling wordt er gebruik gemaakt van standaardbepalingen inzake gegevensbescherming die zijn goedgekeurd door de Europese Commissie.

7.1 Uitwisseling van uw persoonsgegevens binnen de Aegon Groep 

Als u klant bent van Aegon, wisselen we uw persoonsgegevens binnen de Aegon Groep uit tussen ondernemingen die werken onder de naam Aegon, Optas en Aegon Bank N.V., handelend onder de naam Knab. Dit doen wij voor een verantwoord acceptatiebeleid en om fraude te voorkomen of te bestrijden. Maar ook voor administratieve doelen en om een totaal overzicht te hebben van de producten en diensten die u bij Aegon heeft. Wij kunnen u dan beter helpen als u ons belt en kunnen we een ander product of andere dienst aanbieden als er een bepaalde gebeurtenis in uw leven is. Wij bieden u ook graag een totaalpakket aan diensten en producten. 

8. Bewaartermijnen

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk. Hoe lang wij gegevens bewaren is afhankelijk van de looptijd van het product, wettelijke termijnen, maar ook verjaringstermijnen.

9. Vragen over privacy en uw rechten.

9.1 Uw rechten

9.1.1 Inzien of meenemen

U kunt ons vragen welke persoonlijke gegevens wij hebben vastgelegd en deze inzien. De meeste van uw gegevens kunt u direct inzien via uw Mijn omgeving. In bepaalde gevallen kunt u uw gegevens opvragen en meenemen naar een andere verzekeraar. Dat geldt voor elektronische gegevens die u zelf aan ons heeft doorgegeven.

9.1.2 Wijzigen of wissen

Wanneer u van mening bent dat wij uw gegevens onjuist of onvolledig verwerken of u het niet nodig vindt dat bepaalde gegevens zijn verwerkt, kunt u een verzoek tot wijzigen, aanvullen of verwijderen indienen. Ook kunt u vragen het gebruik van de gegevens te beperken.

Echter, u kunt niet tegen elke persoonsgegevens-verwerking bezwaar maken of verwijdering verzoeken. Bepaalde persoonsgegevens worden verzameld op basis van een wettelijke verplichting en moeten we dus verwerken. In die gevallen kunnen we uw verzoek dan niet honoreren.

9.1.3 Bezwaar indienen

U kunt bezwaar indienen tegen het verwerken van bepaalde gegevens of tegen het gebruik van gegevens voor direct marketing en/of profilering.

9.2 Verzoeken indienen

Gegevens inzien en wijzigen kan via uw Mijn omgeving. Daarnaast kunt u op verschillende manieren gebruik maken van uw privacyrechten. U kunt een schriftelijk verzoek indienen via:

Aegon Nederland N.V.
T.a.v. Gegevensbescherming
Antwoordnummer 6518
8900 RV Leeuwarden

Wij kunnen uw verzoek alleen in behandeling nemen wanneer u een kopie van een geldig identiteitsbewijs meestuurt. Om identiteitsfraude te voorkomen, vragen wij u het Burgerservicenummer (op twee plaatsen) en het documentnummer op deze kopie door te krassen. Hoe u dit doet, leest u op www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/identiteitsfraude/vraag-en-antwoord/veilige-kopie-identiteitsbewijs.

Wij reageren binnen een maand op het verzoek. Wanneer het verzoek niet binnen een maand beantwoord kan worden melden we dit.

Wanneer u niet tevreden bent over de afhandeling van het verzoek, is het mogelijk een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens:

Autoriteit Persoonsgegevens
T.a.v. de klachtencoördinator
Postbus 93374
2509 AJ DEN HAAG

Cappital

Heeft u een pensioenregeling bij Cappital? Bekijk dan hieronder uw privacy statement

1. Het privacystatement van Cappital

In dit privacystatement kunt u lezen welke persoonsgegevens Cappital van u verwerkt en waarom Cappital dit doet. 

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zeggen iets over u, denk aan uw naam en geboortedatum maar ook aan uw Burgerservicenummer of het IP adres van uw computer.

Cappital respecteert uw privacy en doet er alles aan om uw persoonsgegevens te beschermen. We vinden het belangrijk dat onze dienstverlening transparant, persoonlijk en betrouwbaar is. We zijn dan ook voortdurend op zoek naar manieren om onze dienstverlening te verbeteren en deze zoveel mogelijk af te stemmen op uw persoonlijke wensen en behoeften. Daarbij verwerken we uw persoonsgegevens zorgvuldig en veilig. Bij nieuwe verwerkingen of bij belangrijke aanpassingen in de verwerkingen zullen we de effecten hiervan voor de bescherming van uw gegevens beoordelen, waarbij we de risico’s voor uw rechten en vrijheden meewegen. Bovendien verwerken we uw persoonsgegevens alleen in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Gedragscode Verwerking Persoonsgegevens Verzekeraars.

De verwerkingen van persoonsgegevens zijn opgenomen in ons verwerkingsregister. 

Het privacystatement van Cappital kan wijzigen als nieuwe ontwikkelingen daartoe aanleiding geven. Het meest actuele privacystatement vindt u altijd op onze website. Dit privacystatement is op 19 juli 2018 het laatst gewijzigd. Als wij uw persoonsgegevens voor een nieuw doel gebruiken, zullen wij het privacystatement aanpassen en u daarvan tijdig op de hoogte stellen voordat we met de verwerking beginnen.

2. Wanneer is dit privacystatement van toepassing?

Dit privacystatement is van toepassing op alle persoonsgegevens die Cappital van u verzamelt en verwerkt. Persoonsgegevens worden door ons verwerkt om uw producten (of door uw werkgever voor u aangeschafte producten) te administreren en diensten te leveren. Maar ook als u onze websites bezoekt, onze apps gebruikt, u nieuwsbrieven ontvangt of als u onze klantenservice belt.

3. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?

Binnen de Aegon groep is CAPPITAL Premiepensioeninstelling B.V., gevestigd te Groningen aan de Europaweg 27 (9723 AS) (hierna te noemen: “Cappital”) aangewezen als de verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens. Dit geldt tevens voor de bedrijven die met Cappital samenwerken onder de naam Aegon en TKP. Deze bedrijven zijn betrokken bij het aanbieden van producten die via Cappital worden aangeboden. In sommige gevallen delen we uw gegevens met derden.

Andere verantwoordelijken:

Indien er voor u via uw werkgever of via een intermediair producten bij ons zijn afgesloten, verwerken ook zij uw persoonsgegevens. Zij zijn in dat geval zelf verantwoordelijke. U kunt bij hen informatie verkrijgen over de gegevensverwerking die zij verrichten.

4. Uitleg en opbouw van dit privacystatement

In dit privacystatement beschrijven we per dienst welke persoonsgegevens Cappital van u verwerkt en voor welke doeleinden we dat doen. Ook leggen we in dit privacystatement uit wat deze verwerkingen precies inhouden.

Wettelijke grondslag en doelstelling

Wij baseren iedere verwerking op een van de wettelijke grondslagen. In dit privacystatement worden de wettelijke grondslagen nader uitgewerkt. 

Wettelijke grondslag Doelstelling
Uitvoeren van de overeenkomst
  • Het aangaan en uitvoeren van een overeenkomst.
Wettelijke verplichting
  • Voldoen aan wettelijke verplichtingen.
Gerechtvaardigd belang
  • Voor het leveren van online diensten
  • Relatiemanagement & contact
  • Product- en dienstenontwikkeling en verbetering
  • Marketing voor complementaire producten
  • Veiligheid en beveiliging
  • Om fraude, misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen
  • Statistische en wetenschappelijke doeleinden
Toestemming
  • Voor sommige diensten dient u zich apart aan te melden. In dat geval moet u soms ook apart uw expliciete toestemming geven voor de verwerking van uw persoonsgegevens. 

 

5. Welke gegevens verwerken wij en waarom?

5.1 Uitvoeren van de overeenkomst en wettelijke verplichting

5.1.1 Om de aanvraag van uw werkgever voor het onderbrengen van een product bij Cappital (zoals een pensioenregeling) te beoordelen, het doen van een voorstel tot de uitvoering van het product.

Wat houdt dit doel in? 
Uw werkgever kan rechtstreeks of via een intermediair een overeenkomst afsluiten voor het onderbrengen van een product bij Cappital. Wanneer wij een aanvraag van uw werkgever ontvangen, verwerken wij uw gegevens voor het doen van een voorstel aan uw werkgever of om het product of dienst te kunnen afsluiten en administreren. 
Na ontvangst van de aanvraag van uw werkgever, zullen we deze aanvraag beoordelen. We doen dit op basis van de gegevens die via uw intermediair of uw werkgever aan ons zijn verstrekt. 
In verband met een verantwoord acceptatie-, risico- en fraudebeleid raadplegen wij wereldwijde risico- en sanctielijsten en kunnen wij uw persoonsgegevens vastleggen in deze registers.

Welke gegevens verwerken wij hiervoor? 
Als u pensioen opbouwt bij Cappital, verwerken wij gegevens zoals uw NAW-gegevens, geboortedatum, geslacht, e-mailadres, telefoonnummer, Burgerservicenummer, beleggingsgegevens, informatie over gezinssamenstelling, financiële positie, kennis, ervaring, doelstellingen en risicobereidheid. Indien nodig, verwerken wij uw strafrechtelijke gegevens en gezondheidsgegevens.

5.1.2 Het afsluiten, administreren en uitvoeren van uw overeenkomsten met ons

Als uw werkgever een product  bij ons wil onderbrengen, rechtstreeks of via uw intermediair, verwerken we uw persoonsgegevens. Omdat de producten die Cappital levert sterk door wet- en regelgeving zijn gereguleerd, brengt dat met zich mee dat persoonsgegevens die Cappital verzamelt en verwerkt voor het uitvoeren van de overeenkomst ook worden gebruikt voor het voldoen aan de wettelijke verplichting, zoals de informatieverplichtingen op grond van de Pensioenwet en/of andere relevante wet- en regelgeving.

5.1.3 Om contact met u te onderhouden, uw vragen en klachten te kunnen beantwoorden 

Wij willen u graag een goede service bieden. Hierbij hoort ook dat we u snel te woord kunnen staan via verschillende kanalen. Zo kunnen we snel reageren als u contact met ons zoekt en kunnen we vragen of klachten in behandeling nemen.

Wat houdt dit doel in? 
U kunt ons via verschillende kanalen (zoals via de website, per e-mail of telefoon) benaderen met vragen of klachten. Als u contact met ons opneemt zullen wij uw persoonsgegevens verwerken om uw vraag te beantwoorden.

Welke gegevens verwerken wij hiervoor? 
Voor dit doel verwerken wij uw naam, contactgegevens, uw correspondentie met Cappital over uw vraag en alle overige persoonsgegevens die u aan ons verstrekt en die nodig zijn om uw vraag te beantwoorden. 

Telefoongesprekken worden opgenomen
Wanneer u contact opneemt met Cappital kunnen we het telefoongesprek opnemen. Cappital neemt telefoongesprekken op voor trainings- en coachingsdoeleinden, ter verificatie van en onderzoek naar opdrachten en transacties, voor fraudebestrijding en integriteitsbewaking binnen financiële instellingen, onderzoeksdoeleinden in algemeen en om te kunnen voldoen aan wettelijke verplichtingen. Bij een geschil over de inhoud van opgenomen telefoongesprekken hebt u het recht, binnen de geldende bewaartermijnen, om het opgenomen telefoongesprek te beluisteren of daarvan een transcriptie te ontvangen.

5.1.4 Functionaliteiten Mijn omgeving

Wat houdt dit doel in? 
Als u klant bent, kunt u gebruik maken van uw Mijn omgeving van Cappital. Afhankelijk van de Mijn omgeving kunt u inloggen via DigiD (bijvoorbeeld voor Pensioenen), in andere gevallen kunt u hiervoor op de website toegang aanvragen. Dan kunt u een gebruikersnaam en wachtwoord aanmaken. Vervolgens krijgt u een activatiecode per e-mail of per post toegestuurd. Met deze activatiecode kunt u uw account van de Mijn omgeving activeren, u hebt dan direct toegang tot uw Mijn omgeving.

Als u inlogt op uw Mijn omgeving account, heeft u op één plek een overzicht van uw pensioenproduct die u (of door uw werkgever voor u aangeschafte producten) bij Cappital hebt afgesloten. Afhankelijk van de Mijn omgeving kunt u hier ook gegevens beheren en bijvoorbeeld wijzigingen in uw verzekeringen doorvoeren en andere zaken regelen, zoals het verrichten van betalingen en het doorgeven van schade. U kunt inloggen op uw Mijn omgeving via de website.

Inloggen middels social media account voor Mijn Aegon
Wanneer u toegang aanvraagt specifiek tot uw Mijn Aegon account kunt u ervoor kiezen uw social media accounts (Facebook, Google of LinkedIn) te koppelen aan uw Mijn Aegon account. Als u dit doet, kunt u ook via social media inloggen op uw Mijn Aegon account. U hebt dan niet uw Mijn Aegon gebruikersnaam of wachtwoord nodig om in te loggen. We verwerken uw gegevens in dit kader alleen zodat u kan inloggen op uw Mijn Aegon account. Wanneer u het social media platform voor andere zaken gebruikt, verwijzen we u voor informatie over deze verwerkingen naar het privacybeleid van het betreffende social media platform. 

Welke gegevens verwerken wij hiervoor? 
Voor dit doel verwerken we uw inloggegevens van uw Mijn Aegon account (uw inlognaam en wachtwoord of social media-ID en persoonlijke pincode), de specificaties van de producten en diensten die u bij Aegon heeft afgenomen, eventuele wijzigingen die u in uw gegevens doorvoert en andere gegevens die u ons in dit verband verstrekt. Als u inlogt via uw social-ID dan ontvangt Aegon ook uw openbare profiel (onder meer ID, naam, username en moment van de laatste update). Wij verwerken en gebruiken deze gegevens verder niet. 

5.1.5 Om u onze website en app functionaliteiten te kunnen aanbieden

Wat houdt dit doel in? 
Wanneer u onze websites bezoekt en of onze apps gebruikt, verwerken wij uw technische gegevens om de functionaliteiten van de websites en of apps te bieden. Met deze gegevens zijn wij in staat om de websites en apps te beheren en te verbeteren. Zo kunnen wij bijvoorbeeld technische storingen oplossen of de beschikbaarheid verbeteren. Om te zorgen dat u informatie op onze websites snel en eenvoudig kunt vinden, gebruiken we ook cookies.

Welke gegevens verwerken wij hiervoor? 
Voor dit doel verwerken wij technische gegevens zoals het lP-adres van uw apparaat, de bezochte web- en of app-pagina's, klik- en surfgedrag, de internetbrowser waarmee u surft, vorige/volgende bezochte sites en de duur van een bezoek of sessie.

5.2 Gerechtvaardigd belang

5.2.1 Communicatie via social media

Cappital is onderdeel van de Aegon groep. Aegon is actief op social media platforms zoals Facebook, Twitter, LinkedIn, YouTube, Instagram, Whatsapp en Pinterest. Als u via social media contact opneemt met Aegon, dan geldt het privacystatement van Aegon 

5.2.2  Uw keuze: Gepersonaliseerde informatie en aanbiedingen op website

Wanneer u bij het bezoek aan de website ervoor kiest cookies en soort gelijke technieken (verder “cookies”) te laten plaatsen, verwerken wij uw gegevens om u voor u relevante informatie en advertenties te laten zien die aansluiten bij uw interesses en voorkeuren. 

Wat houdt dit doel in? 
Wij willen zo relevant mogelijk voor u zijn en proberen de website aan te passen aan uw voorkeuren. Dit kunnen wij doen door aan het begin van het bezoek aan de website cookies te plaatsen als u hiervoor uw toestemming hebt gegeven. Wij verzamelen dan via cookies gegevens over bijvoorbeeld de wijze waarop u de website gebruikt, naar welke inhoud u kijkt en gegevens die u achterlaat op onze website. Vanaf het moment dat u heeft ingelogd in de Mijn omgeving combineren wij de reeds verzamelde gegevens via de cookies met de gegevens die van u bekend zijn in Mijn omgeving als u klant van ons bent. Als u al klant van ons bent en op de website interesse toont in specifieke producten of diensten kunnen wij u telefonisch of per email benaderen voor meer informatie of een relevante aanbieding. Wij analyseren uw gegevens om op onze website en externe websites zoals social media platforms informatie en advertenties af te beelden die beter aansluiten bij uw persoonlijke interesses en voorkeuren. Lees meer hierover in het cookiebeleid. U kunt altijd via cookie-instellingen uw voorkeuren en instellingen wijzigen.

Welke gegevens verwerken wij hiervoor? 
Voor dit doel verwerken wij uw inloggegevens, gegevens die u achterlaat op de website, uw klik- en surfgedrag, IP adres als ook de gegevens die bekend zijn in uw Mijn omgeving, zoals uw productbezit, uw adres, klantnummer en geboortedatum.

6. Beveiliging en fraudebestrijding

Cappital heeft adequate maatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Daarnaast verwerkt Cappital uw gegevens om fraude te bestrijden. In verband hiermee verwerken wij uw gegevens voor de volgende doelen: 

6.1 Beveiliging en integriteit

Cappital gaat zorgvuldig om met uw gegevens. Cappital heeft adequate technische en organisatorische maatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Denk hierbij aan informatiebeveiligingsbeleid, training van onze medewerkers, beveiligde servers en fysieke beveiliging van ruimtes waar gegevens zijn opgeslagen. 

Wij adviseren u ook zorgvuldig en vertrouwelijk met uw gegevens om te gaan en uw inloggegevens, uw persoonsgegevens, rekeningnummers en polisnummers niet publiekelijk te delen.

6.2 Om fraude, misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen 

Wat houdt dit doel in?                                                                                                                        
We verwerken uw gegevens in dit verband voor fraudebestrijding en integriteitsbewaking binnen de financiële sector, zowel in het belang van onze klanten, onze medewerkers, onze organisatie als voor andere financiële instellingen buiten onze organisatie.
In het kader van de opsporing van fraude, misbruik en oneigenlijk gebruik houden wij ons bij het verwerken van uw gegevens ook aan het Protocol Verzekeraars en Criminaliteit van het Verbond van Verzekeraars en het Protocol Incidentenwaarschuwingssysteem Financiële Instellingen.

Welke gegevens verwerken wij hiervoor? 
Wij verwerken gegevens zoals uw contactgegevens en gegevens met betrekking tot vermeende onrechtmatige of strafbare gedragingen.

7. Verstrekking van uw gegevens aan derden

Cappital verstrekt bij de uitvoering van haar dienstverlening en andere bedrijfsactiviteiten persoonsgegevens aan derden.  

De overheid
Cappital deelt vanuit een wettelijke verplichting persoonsgegevens met overheidsorganisaties. Deze organisaties hebben uw persoonsgegevens nodig voor hun taken. Bijvoorbeeld voor uw belastingaangifte en om witwassen of terrorisme te bestrijden. Veel van deze taken zijn vastgelegd in aparte wetten zoals de ‘Wet ter voorkoming van witwassen en financieren terrorisme (Wwft).
Uitsluitend indien Cappital hiertoe wettelijk is verplicht, worden persoonsgegevens verstrekt aan fiscale autoriteiten en opsporingsinstanties, zoals politie en justitie.

Toezichthouders
Toezichthouders, zoals De Nederlandse Bank, de Autoriteit Financiële Markten, de Autoriteit Persoonsgegevens of de Autoriteit Consument en Markt mogen speciale onderzoeken doen bij financiële instellingen. Daartoe kunnen zij persoonsgegevens opvragen als zij informatie nodig hebben over bepaalde klanten of groepen van klanten.

Zakelijke dienstverleners
Cappital kan uw gegevens verstrekken aan zakelijke dienstverleners, zoals notarissen, herverzekeraars, interne en externe verzekeraars  en financiers. Wanneer u daartoe verzoekt zullen wij uw persoonsgegevens ook delen met uw advocaat en zaakwaarnemer.

Voor zover deze derden bij het uitvoeren van de betreffende diensten en bedrijfsactiviteiten uw gegevens verwerken, treft Cappital de vereiste contractuele, technische en organisatorische maatregelen om te verzekeren dat uw gegevens uitsluitend worden verwerkt voor zover dit in dit kader noodzakelijk is. In ieder geval zullen deze derde partijen uw gegevens alleen verwerken in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving. 

Uw gegevens kunnen ook worden doorgegeven naar ontvangers in landen buiten de Europese Economische Ruimte (Europese Unie plus Liechtenstein, Noorwegen en IJsland). Wij geven uw gegevens door bij schadegeval in het buitenland, zodat u geholpen kunt worden. Cappital zal in dergelijke gevallen passende maatregelen nemen die redelijkerwijs nodig zijn om te waarborgen dat uw gegevens adequaat worden beschermd. 

Voor kantoorautomatisering worden er gegevens uitgewisseld met een leverancier in India. Voor de gegevensuitwisseling wordt er gebruik gemaakt van standaardbepalingen inzake gegevensbescherming die zijn goedgekeurd door de Europese Commissie.

7.1 Uitwisseling van uw persoonsgegevens binnen de Aegon Groep 

Als u klant bent van Cappital, wisselen we uw persoonsgegevens binnen de Aegon Groep uit tussen ondernemingen die samenwerken met Cappital onder de naam Aegon en TKP. Dit doen wij voor administratieve doelen, alsmede voor een verantwoord acceptatiebeleid en om fraude te voorkomen of te bestrijden. Wij kunnen u dan beter helpen als u ons belt en kunnen we een ander product of andere dienst aanbieden als er een bepaalde gebeurtenis in uw leven is. Wij bieden u ook graag een totaalpakket aan diensten en producten. 

8. Bewaartermijnen

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk. Hoe lang wij gegevens bewaren is afhankelijk van de looptijd van het product, wettelijke termijnen, maar ook verjaringstermijnen.

9. Vragen over privacy en uw rechten

9.1 Uw rechten

9.1.1 Inzien of meenemen

U kunt ons vragen welke persoonlijke gegevens wij hebben vastgelegd en deze inzien. De meeste van uw gegevens kunt u direct inzien via uw Mijn Cappital account. In bepaalde gevallen kunt u uw gegevens opvragen en meenemen naar een andere verzekeraar. Dat geldt voor elektronische gegevens die u zelf aan ons heeft doorgegeven.

9.1.2 Wijzigen of wissen

Wanneer u van mening bent dat wij uw gegevens onjuist of onvolledig verwerken of u het niet nodig vindt dat bepaalde gegevens zijn verwerkt, kunt u een verzoek tot wijzigen, aanvullen of verwijderen indienen. Ook kunt u vragen het gebruik van de gegevens te beperken.

Echter, u kunt niet tegen elke persoonsgegevens-verwerking bezwaar maken of verwijdering verzoeken. Bepaalde persoonsgegevens worden verzameld op basis van een wettelijke verplichting en moeten we dus verwerken. In die gevallen kunnen we dit verzoek dan niet honoreren.

9.1.3 Bezwaar indienen

U kunt bezwaar indienen tegen het verwerken van bepaalde gegevens of tegen het gebruik van gegevens voor direct marketing en/of profilering.

9.2 Verzoeken indienen

Gegevens inzien en wijzigen kan via Mijn Cappital account. U kunt op verschillende manieren gebruik maken van uw privacyrechten. U kunt een schriftelijk verzoek indienen via:

Cappital Premiepensioeninstelling B.V. 
T.a.v. Pensioendesk Cappital
Postbus 554
9700 AN  Groningen

Wij kunnen uw verzoek alleen in behandeling nemen wanneer u een kopie van een geldig identiteitsbewijs meestuurt. Om identiteitsfraude te voorkomen, vragen wij u het Burgerservicenummer (op twee plaatsen) en het documentnummer op deze kopie door te krassen. Hoe u dit doet, leest u op www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/identiteitsfraude/vraag-en-antwoord/veilige-kopie-identiteitsbewijs.

Wij mogen uw verzoek in bepaalde gevallen weigeren, maar u ontvangt in ieder geval binnen 30 dagen een reactie.

Indien u er met Aegon niet uit komt, dan kunt u uw klacht ook indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Autoriteit Persoonsgegevens
T.a.v. de klachtencoördinator
Postbus 93374
2509 AJ DEN HAAG