Zoveel tijd moet je begroten voor het vinden van een nieuwe pensioenoplossing

5 NOVEMBER 2021

Dit artikel verscheen op 20 oktober op Business Insider.

Een pensioenregeling wordt door werknemers met afstand beschouwd als de meest gewaardeerde secundaire arbeidsvoorwaarde, zo blijkt uit onderzoek van vacaturesite Indeed. Het is dan ook belangrijk om hier veel aandacht aan te besteden. Maar waar moet je zoal op letten als je zo’n regeling wilt opstellen of wijzigen?

Vrouw achter laptop

Meer maatwerk

Een pensioenregeling is geen one size fits all meer, signaleert Myra van Herwijnen, manager Employee Benefits bij VLC & Partners, een partner van Aegon Cappital. “Pensioenregelingen zijn ooit gebouwd met de gedachte dat je als werkgever goed wilt zorgen voor je werknemers. Dat is nog steeds zo, maar die verzorgingsgedachte kun je nu op een andere manier invullen. Er is meer ruimte voor maatwerk.”

Ze wijst erop dat er in het pensioenakkoord is afgesproken dat er van af 2027 nog maar één type pensioenregeling is: de beschikbare premieregeling. In de aanloop daar naartoe moeten belangrijke keuzes worden gemaakt die werknemers op verschillende manieren kunnen raken.

Begin tijdig

Om de juiste keuzes te kunnen maken die passen bij het bedrijf en de medewerkers, is het belangrijk om tijdig te beginnen.

Maar wat is tijdig? “Hoe lang het traject duurt, hangt af van de grootte van het bedrijf. Veel bedrijven herzien hun pensioenregeling op 1 januari, als het pensioencontract vervalt. In dat geval moet je al vanaf maart in het voorgaande jaar de eerste stappen zetten.”

Ook voor de uitwerking van het pensioenakkoord is tijdig beginnen erg belangrijk. Uit onderzoek in opdracht van Aegon Cappital blijkt dat nog maar weinig bedrijven zich actief voorbereiden op de nieuwe situatie. Het is echter van groot belang om hier vroegtijdig mee te starten. Wachten tot alle details van het pensioenakkoord zijn uitgewerkt is niet nodig.

Hoewel elk bedrijf weer anders in elkaar zit, is het traject om te komen tot een goede pensioenregeling in grote lijnen hetzelfde, zegt Van Herwijnen. Ze formuleert zeven stappen die genomen moeten worden.

Stap 1: toetsen bij de medewerkers

Veel besluiten over het pensioen worden top down genomen. Van Herwijnen: ”Terwijl het enorm belangrijk is dat je draagvlak hebt voor je plannen. In veel gevallen is zelfs instemming van de Ondernemingsraad (OR) verplicht.”

Ze adviseert ondernemers daarom de behoeften van het personeel te inventariseren . Deze kunnen behoorlijk verschillen. “Jongere medewerkers zijn minder bezig met hun inkomen voor later. Zij hebben vaak hoge vaste lasten, zoals een hypotheek en kosten voor kinderopvang, en willen liever nu wat meer financiële ruimte.”

Oudere medewerkers daarentegen hebben vaak al een vrij goed pensioen opgebouwd, zo vervolgt ze. “Voor hen is het misschien aantrekkelijker om de laatste jaren wat minder uren te maken of eerder te kunnen stoppen met werken.”

Een handige manier om de wensen van je personeel te achterhalen is een enquête opstellen. “Dat levert niet alleen waardevolle inzichten op, maar helpt ook om pensioenbewustzijn te creëren. Veel medewerkers denken er namelijk niet over na.”

Van Herwijnen raadt aan om ook het opleidingsniveau en het kennisniveau van je medewerkers bij je regeling te betrekken. “Als je meer flexibiliteit inbouwt, moeten je medewerkers meer keuzes maken. Maar zijn ze ook in staat om de gevolgen hiervan te overzien? Bedenk of extra flexibiliteit wel past bij jouw organisatie.”

Stap 2: een doel en visie op pensioen formuleren 

Als je een beeld hebt van de wensen van werknemers, moet je bedenken wat je eigenlijk wil met je pensioenregeling als werkgever, geeft Van Herwijnen aan. “Hoe kijk je aan tegen het pensioen? En hoe past dat binnen je totale pakket aan arbeidsvoorwaarden?”

Bedrijven kunnen hier verschillend tegenaan kijken, is haar ervaring. “Er zijn bedrijven die de pensioenregeling beschouwen als iets waarmee ze zich als werkgever kunnen profileren. Ze willen er nieuw talent mee aantrekken of bestaand talent mee vasthouden. Andere bedrijven willen vooral goed voor de mensen zorgen: een goed pensioen bieden dat medewerkers financiële ruimte geeft. En weer andere bedrijven kiezen een soberder regeling, omdat ze zich liever op een andere manier willen profileren. De visie die je hebt, is bepalend voor de uiteindelijke regeling.”

Stap 3: pensioenadviseur maakt analyse en doet voorstel

Heb je je visie en de wensen van je personeel in kaart gebracht, dan gaat een pensioenadviseur de kaders vaststellen. “Hij of zij inventariseert het budget en de risicobereidheid en checkt of het bedrijf valt onder een CAO of bedrijfstakpensioenfonds”, zegt Van Herwijnen.

Vervolgens schetst de pensioenadviseur de contouren van de nieuwe pensioenregeling  en toetst hij of zij de wensen aan de wettelijke kaders. “Je moet natuurlijk wel weten of de plannen juridisch ook mogelijk zijn”, legt Van Herwijnen uit.

Tot slot onderzoekt de pensioenadviseur welk product en welke verzekeraar het best passen bij de gemaakte keuzes en brengt hierover een advies uit.

Stap 4: bespreken met de Ondernemingsraad (OR)

Als je een nieuwe regeling maakt of de bestaande regeling aanpast, is instemming van de OR altijd wettelijk verplicht. “Om de overstap goed te laten verlopen, is het verstandig om deze er al in een vroeg stadium bij te betrekken en daar niet lang mee te wachten”, adviseert Van Herwijnen.

Stap 5: offerte ondertekenen en regeling invoeren

Na groen licht van de OR kun je de regeling gaan implementeren. De pensioenadviseur checkt of alles klopt zoals is besproken.

Stap 6: de regeling beheren

Elke pensioenregeling vraagt onderhoud, beklemtoont Van Herwijnen. “Bij belangrijke veranderingen is het verstandig om de pensioenregeling opnieuw onder de loep te nemen. Bijvoorbeeld bij een fusie of overname, of wijzigingen in het personeelsbestand.

Ook veranderingen in de activiteiten van je bedrijf kunnen ertoe leiden dat de regeling op de schop moet, omdat je bijvoorbeeld alsnog onder een bedrijfstakpensioen valt.

Stap 7: goede communicatie is cruciaal

Goede communicatie tijdens het hele traject heel belangrijk, zegt Van Herwijnen. Wat volgens haar ook enorm helpt is om in een een-op-een-gesprekken met werknemers extra uitleg te geven. Biedt een regeling veel flexibiliteit? Help ze dan om goede keuzes te maken. Dit soort gesprekken zullen het pensioen niet snel sexy maken, erkent ze. “Maar gelet op het belang van een goede pensioenregeling, is het wel je taak als werkgever om te zorgen voor meer pensioenbewustzijn.”